Rekryteringssystem har blivit oumbärliga för företag som vill effektivisera sina anställningsprocesser. Samtidigt är det viktigt att förstå hur GDPR påverkar användningen av dessa system. I den här artikeln går vi igenom vad du som arbetsgivare behöver veta om rekryteringssystem och GDPR.

Vad är ett rekryteringssystem?

Ett rekryteringssystem, även kallat ATS (Applicant Tracking System), hjälper företag att hantera ansökningsprocessen. Med detta system kan arbetsgivare enkelt samla in och organisera ansökningar, schemalägga intervjuer och kommunicera med kandidater. Men det finns mer än bara funktionalitet att tänka på. GDPR, som är en förkortning för General Data Protection Regulation, ställer krav på hur personuppgifter hanteras i rekryteringssystem.

Hur GDPR påverkar rekryteringssystem

Först och främst måste alla företag som använder rekryteringssystem se till att de följer GDPR. Denna lagstiftning är framtagen för att skydda individers personuppgifter. Detta innebär att arbetsgivare måste vara tydliga med hur de samlar in, lagrar och använder data från kandidater. Varje steg i rekryteringsprocessen måste ske med transparens och säkerhet i åtanke.

Insamling av personuppgifter

När du använder ett rekryteringssystem samlar du in personuppgifter från kandidater. GDPR kräver att du har ett tydligt syfte för denna insamling och att kandidaten ger sitt samtycke. Dessutom måste du endast samla in de uppgifter som är nödvändiga för rekryteringsprocessen. Till exempel är det relevant att fråga om utbildning och arbetserfarenhet, men du bör undvika att samla in känsliga personuppgifter som inte har direkt betydelse för anställningen.

Lagring av personuppgifter

Det är viktigt att personuppgifter lagras säkert i ditt rekryteringssystem. GDPR kräver att du vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda data från obehörig åtkomst, förlust eller skada. Det innebär att ditt system bör ha starka säkerhetsfunktioner, såsom kryptering och åtkomstkontroll. Dessutom måste du vara medveten om hur länge du lagrar personuppgifter. GDPR kräver att uppgifter inte sparas längre än nödvändigt. Detta betyder att du behöver ha rutiner för att radera eller anonymisera data efter en viss tidsperiod.

Rättigheter för kandidater

En viktig del av GDPR är de rättigheter som den ger till individer, inklusive arbetssökande. Kandidater har rätt att veta vilka uppgifter du har samlat in om dem och hur dessa uppgifter används. De har också rätt att begära att felaktiga uppgifter korrigeras och att deras data raderas, en rättighet som kallas “rätten att bli glömd”. Ditt rekryteringssystem måste därför ha funktioner som gör det enkelt att svara på sådana förfrågningar.

Samtycke och informationsskyldighet

En annan central del av GDPR är samtycket från kandidater. För att följa lagen måste du se till att kandidaterna ger sitt uttryckliga samtycke till att deras personuppgifter samlas in och behandlas. Detta samtycke måste vara frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt. Dessutom måste du informera kandidaterna om hur deras data kommer att användas, vem som kommer att ha tillgång till den och hur länge den kommer att lagras.

Dataportabilitet

En annan rättighet som GDPR ger är rätten till dataportabilitet. Detta innebär att kandidater har rätt att få sina personuppgifter överförda till en annan arbetsgivare eller tjänst. För att möjliggöra detta måste ditt rekryteringssystem kunna exportera data i ett strukturerat, maskinläsbart format. Det är viktigt att denna process sker på ett säkert sätt, så att inte känsliga uppgifter hamnar i orätta händer.

Så väljer du ett GDPR-kompatibelt rekryteringssystem

Nu när du förstår hur GDPR påverkar rekryteringssystem är nästa steg att säkerställa att det system du väljer följer alla relevanta regler. Här är några saker att tänka på när du utvärderar olika alternativ.

Systemets säkerhetsfunktioner

Först och främst bör du kontrollera systemets säkerhetsfunktioner. Leta efter funktioner som kryptering, åtkomstkontroll och regelbunden säkerhetsuppdatering. Dessa funktioner hjälper till att skydda kandidaternas data och se till att du följer GDPR.

Användarvänlighet och funktionalitet

Även om säkerhet är viktigt, får du inte glömma användarvänlighet och funktionalitet. Ett bra rekryteringssystem bör vara lätt att använda och erbjuda de funktioner du behöver för att effektivisera din rekryteringsprocess. Detta inkluderar möjligheten att enkelt samla in och organisera ansökningar, kommunicera med kandidater och följa upp processer.

Support och efterlevnad

Slutligen är det viktigt att välja ett system som erbjuder bra support och som är uppdaterat med de senaste GDPR-kraven. Många systemleverantörer erbjuder hjälp med att ställa in och anpassa systemet så att det uppfyller dina specifika behov. Detta kan vara avgörande för att säkerställa att du följer lagen och undviker böter.

Slutsats

Att använda ett rekryteringssystem kan göra din rekryteringsprocess mer effektiv, men det är viktigt att säkerställa att systemet följer GDPR. Genom att förstå reglerna och välja rätt system kan du skydda kandidaternas personuppgifter och samtidigt dra nytta av den teknik som finns tillgänglig. Med rätt tillvägagångssätt blir din rekryteringsprocess både säker och effektiv, vilket gynnar både ditt företag och de kandidater som söker jobb hos dig.

Behöver du hjälp med att välja rätt rekryteringssystem? Kontakta oss på Ansökningsportal så hjälper vi dig att hitta en lösning som passar just ditt företags behov.

Kontakta oss

Läs om plattformen

Läs om vårt moderbolag